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厦门市档案局关于市直机关档案安全工作检查情况的通报

发布时间: 2019.01.23来源:点击率:0

 

 

厦门市档案局文件

厦档〔201891

 

 

厦门市档案局关于市直机关档案安全工作


检查情况的通报

 

市直机关各单位:

为进一步促进市直机关档案基础业务建设和规范化管理,提升市直机关档案工作水平,根据《厦门市档案局关于开展市直机关档案安全工作抽查的通知》(厦档〔201832号)精神,厦门市档案局按照“双随机、一公开”工作要求,采取随机抽查检查对象,随机抽取检查人员,当场反馈抽查结果方式,于2018828日至831日,对市规划委、市科技局、市民政局、市人防办、市司法局等5家单位进行了检查,1家单位检查结果为优秀,4家单位检查结果为良好。具体检查情况通报如下:

一、检查基本情况

大多数被检查单位对此次检查比较重视,能够按照文件精神认真做好准备工作,对照《市直机关档案工作检查情况表》逐条进行自查,补缺补漏,及时整改与完善,在接受检查工作中也能如实汇报工作情况,认真听取反馈意见,并正视存在的问题。从检查的情况看,大多数单位档案工作稳步健康发展,明确了分管和主管档案工作领导,加强对档案工作的领导,档案的安全管理基本落实,档案业务逐步规范,档案工作取得了良好成效。主要体现在以下几方面:

    1.档案工作重视程度有所提高。多数单位对档案工作比较重视,能够加强对档案工作的领导,明确分管领导和主管领导,注重解决档案管理工作中存在的困难和问题,在人、财、物上给予支持,保证档案工作的正常有序开展。如:市规划委成立委主任为领导的档案管理领导小组,加强对档案工作领导,配备4名专职档案工作人员,加强软硬件投入,为档案工作的健康开展提供了有力保障;市民政局在档案综合大楼争取到1000多平档案库房,解决了长期以来库房拥挤现象,并在局长办公会研究讨论档案搬迁工作。

    2.机关档案资源不断扩大。多数单位能够重视各门类及载体文件材料整理归档工作,积极采取有效措施和办法,为整理归档工作顺利开展提供各项保障。从检查的总体情况看,多数单位文件材料的收集逐年齐全完整,档案内容不断丰富,门类逐渐增加。如:市人防办在制定较为完善的档案工作制度基础上,注重档案基础工作的开展及档案的规范化整理,基本做到各门类及档案收集齐全、整理规范。

3.档案安全保管条件不断改善。多数单位能按照档案安全管理的要求,制定较为完善的档案安全管理制度,配备专门的档案库房和档案“八防”设备设施,并加强档案库房的日常管理,确保档案处于安全的保管环境之中。如:市司法局在办公用房十分紧张情况下,配置了适宜安全保管档案的专门库房,实行了库房、办公室、查阅室三分开,档案库房管理基本达到“八防”要求。

4.机关档案信息化建设初见成效。

部分单位能够加强档案信息化工作,积极运用现代化技术与手段,及时提供多项档案服务,档案工作信息化水平不断提高。一是为更好地方便档案的查询和利用,大多数单位都能按规范要求编制各类档案检索工具,基本实现了档案案卷级目录和文件级目录的计算机检索;二是个别单位将档案信息化工作纳入本单位信息化建设同步开展,档案信息化水平大幅提高,如市规划委结合本单位实际,开发业务档案管理系统,对室藏3万卷业务档案进行数字化扫描,建立了纸质档案影像数据库,实现业务档案全机关网上便捷利用,并着手开发电子文件归档管理系统。

二、存在的主要问题

在检查中,我们也发现各单位档案管理工作仍存在一些问题和薄弱环节,主要表现在以下几个方面:

    1.未全面统筹本单位档案工作。部分单位未将档案工作列入年工作计划、纳入领导议事日程,对于一些长期制约本单位档案工作发展的问题,没有根本解决,如:有的单位档案工作得不到集中统一的管理,档案工作随意性强,档案工作的职责不清楚,标准不统一、制度不明确,出现档案材料多处存放、多头管理、各自为政的现象;有的单位档案人员业务生疏,有的档案员身兼数职,影响了本单位档案工作的有效开展。

    2.档案管理制度不够完善。虽然各单位均制定了档案管理工作制度,但普遍缺少《档案归档制度》、《档案鉴定销毁制度》和《档案分类大纲与编号办法》等,有的单位制定的制度条款较为简单,甚至个别条款出现原则性错误,如:《库房管理制度》错误规定了温湿度控制范围,有的单位制定的制度没有得到有效落实,存在未按制度严格履行借阅审批手续、未严格按照《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》开展档案收集归档工作、档案库房管理工作达不到制度规定要求等情况。

    3.档案资源存在散失风险。一是档案门类建立不齐全,未实行集中统一管理。部分单位档案门类不清、数量不清,档案库房内仅集中保管文书档案和会计档案,而实物档案、声像档案、专业档案等未及时收集、未规范整理、未移交归档,散存在各个业务处室。二是部分单位文书档案普遍收集不够齐全,只注重收集收发文,大部分帐外文件材料未收集归档,如:党务活动材料、人事工作材料、会议记录、各类统计报表、活动成套材料等应归档文件材料未收集。

    4、档案安全保管存在隐患。档案安全保管得不到有效保障,存在安全隐患:有的单位未能配置符合档案安全管理要求的独立库房;有的单位档案库房面积偏小,不能满足档案集中统一管理的要求;有的单位库房内放置计算机,堆放杂物,消防设施不符合要求,没有放置防虫霉药品,档案保管条件达不到“八防”要求;有的单位对档案库房日常管理不到位,存在库房温湿度没有进行有效控制、人员和档案出入库未登记、日常安全巡查工作没开展等情况。

    三、对今后工作的几点意见

    各受检单位应对检查中发现的问题予以高度重视,采取必要的措施,有计划进行整改与落实。

    1.提高档案意识,全面加强对档案工作的领导。机关档案工作作为机关各项工作的基础和重要一环,是机关提升行政效能、提高治理水平的必要条件,是机关进行社会管理和公共服务的基础,也是完善自我监督、推行依法行政的重要保障。各单位要进一步提高机关档案工作重要性的认识,切实加强对档案工作的领导,把档案工作纳入机关工作计划和总体规划,纳入领导议事日程,列入工作考核检查的内容;要定期听取档案部门工作汇报,定期进行督促检查,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障;要建立与完善档案管理网络,将档案工作纳入各部门岗位职责,理顺档案工作体系,统一制度、统一标准,确保档案工作得到集中统一管理。

     2.健全档案工作制度,规范开展档案基础业务工作。各单位档案部门要认真履职,加强调研,全面了解各业务部门文件材料形成、办理的情况,建立健全机关各门类及载体文件材料归档制度,明确各业务部门文件材料的归档范围、归档时间与归档要求,确保应收尽收、应归尽归,全面反映机关主要职能活动;要按照相关档案业务规范、标准,尽快建立适合本机关工作实际的各门类及载体档案整理细则,督促各业务部门规范整理,按时归档;要进一步建立健全档案适应本单位工作发展的保管、鉴定、统计、利用、保密、库房管理等制度,加强管理,保证档案工作规范有序的运转,按时按质完成。

   3、加快档案信息化建设,积极推动机关档案工作转型升级。信息化条件下,档案工作的管理范围从纸质扩展为不同载体;管理对象从实体转变为数字信息;管理层次从目录管理升级为全信息管理。各单位要加快档案信息化建设,积极推动机关档案工作转型升级,以档案信息化助推机关治理能力现代化。一要做好机关档案信息化的统筹规划,把档案信息化工作纳入本机关信息化建设整体规划,统一部署、同步实施,从人力、财力、物力上统筹安排,保证档案信息化与机关信息化协调发展。 二要大力开展传统载体档案数字化工作,严格遵守《纸质档案数字化技术规范》、《档案数字化外包安全管理规范》等规定积极推进数字化工作,做到流程规范、安全可控、信息完整,满足机关业务工作便捷利用与共享需求。三要按照《数字档案室建设指南》要求,积极推进本机关数字档案室建设,开发或购买的软件系统要符合《电子文件管理系统通用功能要求》的规定,功能齐全、便于扩展、方便易用;硬件系统能满足软件系统正常运行,又留有足够冗余,能够承担文书、照片、声像、专业等电子档案以及数字化成果的管理需要;电子档案信息资源建设符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求,命名统一规范、文件格式和品质符合标准要求、元数据齐全完整。实现档案信息化工作对本机关“业务全嵌入、结果全记录、过程全监督、信息大服务”。

4、强化安全管理,要把档案安全和保密工作落到实处。一要切实改善档案保管条件。严格按照有关规范和标准新建、扩建档案库房,提高档案库房的安全标准。档案库房要与档案存量及年增长量相匹配,满足未来10年档案存放需要。二要建立和不断完善人防、物防、技防“三位一体”的安防体系,健全档案安全应急处置制度,确保档案安全受到危害时得到优先抢救。三要保障档案信息安全。要加强对档案信息数据存储设备的安全管理,认真做好电子档案的备份和安全防护工作,所有的电子档案都要进行脱机保存,有条件的单位应做到异地备份,确保电子档案的安全与有效。四要严格执行档案保密管理制度。档案库房、阅览室、办公室要分别设置,避免交叉。要加强对涉密信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全保密管理,严防文件、档案在传输过程中失泄密。要按照保密法实施条例的要求,配合定密部门完成对归档涉密文件的密级变更、解密清理工作。

 

 

                        厦门市档案局

                      2018年927

 

厦门市档案局办公室          2018927日印发

 

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